Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là các loại sổ sách dùng để ghi chép và tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian để làm cơ sở cho việc thực hiện các báo cáo và quyết toán theo quy định của các cơ quan nhà nước.

Bên cạnh đó, sổ sách kế toán còn là tài liệu phục vụ cho công việc tra cứu, đối chiếu và theo dõi hoạt động kinh doanh khi cần thiết. 

Kế toán viên là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này, theo dõi, ghi chép và tổng hợp sổ sách kế toán hằng ngay qua những chứng từ, hóa đơn…

1.1 Vai trò của sổ sách kế toán trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có sổ sách kế toán dù là công ty mới thành lập hoặc công ty có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong việc:

• Giúp kế toán thực hiện được công việc, nghiệp vụ của mình. Đáp ứng yêu cầu tổng hợp chi tiết và báo cáo cho doanh nghiệp và các cơ quan chuyên ngành.
• Cung cấp những số liệu trực quan, thực tế giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý được các hoạt động kinh doanh của mình.
• Giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với cơ quan nhà nước theo quy định.
• Sổ sách kế toán còn giúp bạn tra cứu, đối chiếu chứng từ khi cần thiết.

1.2 Sổ sách kế toán gồm những gì

Dựa vào hình thức và quy mô, đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà sổ sách kế toán gồm những loại khác nhau. Có 3 cách để phân loại sổ sách kế toán hiện nay gồm:

a) Dựa vào phương pháp ghi

Dựa theo phương pháp ghi thì sổ sách kế toán gồm 3 loại: Nhật ký, Sổ cái, Nhật ký - sổ cái.

+Sổ Nhật ký:

Sổ nhật ký là sổ mà kế toán viên dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian cụ thể. Sổ nhật ký được lưu trữ trong vòng 10 năm để làm tài liệu, cơ sở chứng từ khi cần đối soát.

>Đặc điểm sổ Nhật Ký Chung:

• +/ Số nhật ký không phân loại theo đối tượng phả ánh
• +/ Không phản ánh số dư của tài khoản
• +/ Chỉ phản ánh số phát sinh trong một khoản thời gian cụ thể.

+Sổ cái

Sổ cái là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh, thu nhập khác,…).

Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh có bao nhiêu tài khoản tổng hợp thì sẽ mở bấy nhiêu tài khoản sổ cái. Kể cả sổ cái đó không có phát sinh trong kỳ mà chỉ có dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ.

Đặc điểm sổ cái:

• +/ Ghi số liệu kế toán liên quan đến 1 đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất định
• +/ Mở cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có hệ mật thiết với nhau .
• +/ Ghi chép định kỳ.

+Sổ Nhật ký – sổ cái

Sổ nhật ký – sổ cái là loại sổ liên hợp giữa Nhật ký và Sổ cái được kế toán sử dụng trong việc tổng hợp và phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán). Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.

b) Dựa vào mức độ tổng hợp thông tin

Dựa vào mức độ tổng hợp thông tin thì sổ sách kế toán chia làm hai loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái

Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ tổng hợp về một đối tượng nhất định, số tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền tệ (thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính, kế toán. 

Trong sổ kế toán tổng hợp có 2 loại sổ là sổ nhật ký chung và sổ cái. Sổ nhật ký chung phản ánh đầy đủ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tất cả mọi đối tượng, hoạt động trong doanh nghiệp của năm tài chính bằng bút toán Nợ/ Có. Sổ nhật ký chúng thường thực hiện bằng file mềm trên máy tính. 

Sổ cái thường dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng chu kỳ hoặc một niên độ kế toán với các tài khoản có mặt trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó cung cấp dữ liệu để làm thước đo giá trị, làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính , kế toán ở sổ kế toán tổng hợp.

+Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết, gắn với một đối tượng, nghiệp vụ kinh tế cụ thể trong doanh nghiệp, có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị. 

Ngoài 2 cách phân loại trên, sổ sách kế toán có thể phân loại theo nhiều hình thức khác nhau như kết cấu bên trong sổ, mức độ phản ánh hoặc hình thức sổ… Tùy vào trình độ quản lý doanh nghiệp, quy mô, đặc thù kinh doanh và vận hành mà lựa chọn sổ sách kế toán phù hợp.

1.3 Hình thức kế toán

Có 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay là để thực hiện công việc ghi chép sổ sách kế toán trong doanh nghiệp:

• Hình thức Nhật Ký - Sổ cái
• Hình thức Nhật ký chung
• Hình thức Chứng từ ghi sổ
• Hình thức Nhật ký chứng từ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

1.4 Sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập

Mỗi hình thức kế toán sẽ có những loại sổ sách kế toán riêng. Trong 5 hình thức kế toán, doanh nghiệp tự do lựa chọn hình thức phù hợp nhất để thuận tiên cho việc quản lý cũng như kiểm tra, đối chiếu dễ dàng, gọn nhẹ và hiệu quả nhất. 

Với kinh nghiệm nhiều năm, Tân Thành Thịnh nhận thấy các công ty mới thành lập thường lựa chọn hình thức Nhật Ký - Sổ Cái để thực hiện quản lý nghiệp vụ kế toán. Hình thức này cực kỳ tiện lợi và phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới thành lập, khối lượng công việc ít, không bị phát sinh thường xuyên và sử dụng ít tài khoản. 

Đặc biệt những doanh nghiệp có mô hình quản lý tập trung một cập hoặc những đơn vị mà kế toán viên có trình độ thấp hoặc số lượng kế toán ít.

Công tác làm sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập:

a) Căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra, thực hiện lập các phiếu cần thiết

• Lập phiếu nhập kho, phiếu thu, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho...
• Tổng hợp chứng từ ngân hàng cho hóa đơn > 20 triệu.
• Các chứng từ thuế môn bài, thuế gtgt
• Bảng phân bổ khấu hao, bảng công, bảng lương...

b) Thực hiện bút toán kết chuyên doanh thu chi phí

• Kế toán thực hiện chốt sổ cuối tháng trên sổ Nhật ký chung và ghi chép vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
• Xác định số dư cuối kỳ NỢ CÓ và lập bảng cân đối kế toán, xác định kết quả kinh doanh, chi phí

c) Kiểm tra đối chiếu số liệu

Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tính tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính một cách chính xác và minh bạch.

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán cho một kỳ kế toán năm theo quy định. Số sách kế toán được doanh nghiệp đăng ký đầu năm dựa vào tình hình hoạt động, quy mô, hình thức quản lý của doanh nghiệp... Tân Thành Thịnh xin chia sẻ đến bạn 2 hệ thống sổ sách kế toán sử dụng phổ biến hiện nay là:

2.1 Sổ sách kế toán theo quyết định 48

Hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 48 là hệ thống dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc nhưng doanh nghiệp mới thành lập.

a) Danh mục hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 48 

b) Mẫu số sách kế toán theo quyết định 48

 Tân Thành Thịnh xin chia sẻ đến quý khách hàng một số mẫu sổ sách kế toán theo quyết định 48 như sau: 

2.2 Sổ sách kế toán theo thông tư 200

Hệ thống sổ sách kế toán theo thông tư 200 là hệ thống được sử dụng phổ biến nhất hiện nay ở nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau. Hệ thống này được thực hiện theo hình thức ghi sổ kế toán với những quy định khác nhau về số lượng, kết cấu, mẫu số, trình tự, phương pháp ghi chép mối quan hệ của các sổ kế toán.

a) Danh mục hệ thống sổ kế toán theo thông tư 200 

b) Mẫu sổ sách kế toán theo thông tư 200

 Tân Thành Thịnh xin chia sẻ đến quý khách hàng một số mẫu sổ sách kế toán theo thông tư 200 như sau:

Khi công ty mới thành lập thì công việc kế toán cực kỳ nhiều và quan trọng để giúp đưa doanh nghiệp nhanh chóng đi vào vận hành và ổn định theo đúng quy định của pháp luật. Sau đây là những công việc bắt buộc kế toán cần phải thực hiện để đảm bảo tính pháp lý cho công ty mới thành lập: 

3.1 Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, kế toán phải thực hiện việc công bố thông tin công ty lên công thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục đúng quy định.

3.2 Khắc dấu và thông báo mẫu con dấu của công ty

Công ty có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014.

Sau khi làm con dấu thì phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.

3.3 Đăng ký chữ ký số điện tử cho công ty

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, tài liệu (văn bản: word, excel, pdf, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu, tài liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của công ty. 

Chữ ký số doanh nghiệp được cấp phép từ các cơ quan được quyền cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như Viettel, VNPT,… Công ty phải tiến hành đăng ký chữ ký số để thực hiện các thủ tục online về sau thuận tiện và dễ dàng.

3.4 Kê khai và đóng thuế môn bài

Tiếp theo là thực hiện việc kê khai và đóng thuế môn bài cho công ty. Tùy vào mức vốn điều lệ đăng ký doanh nghiệp mà thực hiện kê khai, đóng thuế theo quy định.

3.5 Đăng ký phương pháp kê khai và nộp thuế cho công ty

Công ty tiến hành đăng ký nộp tờ khai thuế qua mạng. Hồ sơ khai, quyết toán thuế thường được tính theo tháng, quý và năm. Tùy vào ngành nghề, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp kê khai và nộp thuế phù hợp.

3.6 Mở tài khoản ngân hàng giao dịch cho công ty

Mỗi công ty cần có một tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch trong kinh doanh. Mỗi ngân hàng sẽ có những yêu cầu riêng về hồ sơ đăng ký tài khoản ngân hàng đối với các doanh nghiệp. Vì thế bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ để đăng ký mở tài khoản ngân hàng. 

Theo khoản 1 Điều 53 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, khi có tài khoản ngân hàng, công ty thực hiện thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh bằng việc gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để cập nhật tài khoản ngân hàng.

3.7 Đăng ký sử dụng hóa đơn và phát hành hóa đơn VAT

Việc tiếp theo là doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

3.8 Thủ tục BHXH, BHYT, Thuế TNCN (nếu có lao động)

Cuối cùng là nếu công ty có sử dụng lao động thì phải đăng ký đầy đủ những quyền lợi cho công nhân viên lao động thông qua hợp đồng và đồng thời đóng thuế tncn theo đúng quy định.

Tân Thành Thịnh cung cấp dịch vụ sổ sách kế toán giúp hỗ trợ doanh nghiệp minh bạch và đảm bảo tính chính xác của các hồ sơ, chứng từ, bảo vệ và hạn chế tối đa các rủi ro doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm 19 năm hoạt động trong lĩnh vực kế toán, Tân Thành Thịnh sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có năng lực chuyên môn cao, vững tay nghề, hỗ trợ khách hàng toàn bộ mọi vấn đề liên quan đến các nghiệp vụ khó, sổ sách kế toán chuyên môn và các báo cáo cơ quan nộp thuế. 

Dịch vụ kế toán Tân Thành Thịnh là giải pháp trọn gói phù hợp cho mọi doanh nghiệp hiện nay, nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp kế toán dịch vụ chuyên nghiệp tại tphcm thì đừng ngần ngại liên hệ ngay Tân Thành Thịnh để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. 

Có 3 gói dịch vụ kế toán công ty dịch vụ bạn có thể lựa chọn là: kế toán dịch vụ theo tháng, kế toán dịch vụ theo quý, kế toán dịch vụ trọn gói theo năm. Mỗi gói dịch vụ có những đặc trưng riêng, tùy vào nhu cầu của cửa hàng mà có sự lựa chọn phù hợp.

a) Dịch vụ kế toán theo tháng:

Dành cho doanh nghiệp đăng ký thực hiện báo cáo theo tháng, các doanh nghiệp có quy mô lớn, các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, cần xử lý hồ sơ chứng từ hằng ngày để đảm bảo tính chính xác cũng như cân đối kịp thời.

Ưu điểm: Nhanh, chính xác, đảm bảo tiến độ và khối lượng công việc lớn. Hồ sơ chứng từ doanh nghiệp được xử lý đúng pháp luật, rõ ràng. Dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần.

b) Dịch vụ kế toán theo quý:

Dành cho các doanh nghiệp đăng ký báo cáo theo quý, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoạt động chưa có nhiều chi phí phát sinh, chứng từ ít.

Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp hoạch định và hoàn thành mọi nghiệp vụ liên quan đến kế toán, báo cáo thuế đúng quy định, yêu cầu của nhà nước. Xử lý các vấn đề khác liên quan một cách nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian, chi phí.

c) Dịch vụ kế toán theo năm:

Dành cho các doanh nghiệp muốn đồng bộ mọi giấy tờ kế toán và cần người đại diện doanh nghiệp xử lý mọi vấn đề liên quan đến kế toán, thuế, pháp lý doanh nghiệp….

Ưu điểm: Giảm thiểu mọi rủi ro, các vấn đề phát sinh cho doanh nghiệp.

>> Chính sách, cam kết

• Là đơn vị trực tiếp hỗ trợ khách hàng trong mọi dịch vụ, Tân Thành Thịnh cam kết:
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng mọi vấn đề liên quan đến kế toán, thuế, pháp lý.
• Hồ sơ, chứng từ chính xác, minh bạch và đúng pháp luật.
• Chi phí hợp lý, không phát sinh thêm.
• Thực hiện hồ sơ, sổ sách đúng thời gian quy định.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với các cơ quan, ban ngành nhà nước.

Trên đây là bài viết về sổ sách kế toán, hi vọng sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Nếu bạn còn thắc mắc gì về công việc kế toán hoặc đang tìm kiếm một công ty dịch vụ kế toán uy tín thì liên hệ ngay Tân Thành Thịnh để được hỗ trợ nhé. 

Các bạn xem thêm kê khai thuế

• Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
• Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh
• Địa chỉ: 340/34 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
• SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 54 8888
• Email: lienhe@tanthanhthinh.com