Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hướng dẫn các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo thông tư số 68 Nghị Định 119/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử và các điểu kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh an toàn, hiệu quả và dễ sử dụng được đánh giá là một trong những phần mềm tốt nhất.

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp công nghệ thời đại 4.0 được áp dụng 2018 do BTC quy định .Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?. Các doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chậm nhất tháng 1/11/2020.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã được ban hành một khoảng thời gian nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những thông tin về loại hóa đơn này để sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.  Từ tháng 11 năm 2017, hóa đơn điện tử được thí nghiệm sử dụng và mở rộng triển khai trên địa bàn toàn quốc.

A. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định, NĐ số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, được ban hành đã đánh dấu thêm bước phát triển mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin.  Và lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ, hết hạn 01/11/2020.

(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32).

I. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Theo điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 8 thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên. Hướng dẫn cách thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Quý khách truy cập vào công thông tin điện tử của tổng cục thuế: http://gdt.gov.vn/wps/portal
Lưu ý: Quý khách hàng phải xác định được Doanh nghiệp của mình ở khu vực nào để truy cập vào websie chính xác.

  • Hà nội: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
  • TP.HCM: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

Tân Thành Thịnh là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử an toàn và bảo mật, là mộ trong những đơn vị được Bộ Tài Chính cấp phép, quý khách hàng goi ngay 0909 54 8888 để được nhân viên tư vấn báo giá hóa đơn điện tự
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn đăng ký mẫu số 01, theo phụ lục Nghị Định 119/2018. 
Bước 3: Trong khoản thời gian 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh, .

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo mẫu số 02 phụ lục ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua công thông tin điện tử( qua địa chỉ email doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế).
Sau khi có được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, các bạn sẽ tiến hành làm hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, theo hướng dẫn bên dưới nhé.

2. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn mẫu
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn mẫu: Là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thỏa thuận thiết kế. Quý khách có thể xem thêm: Nhà cung cấp hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh cung cấp mẫu hóa đơn miễn phí.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Quý khách hàng làm trên phần mềm HTKK hóa đơn rồi xuất file XML
Lưu ý: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

  • Doanh nghiệp phải có chữ ký số
  • Máy tính đã cài phần  mềm HTKK mới nhất( HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hỗ trợ cho người nộp thuế qua mạng, đây là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế do tổng cục thuế phát hành miễn phí.)

Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: Quý khách hàng scan đính kém vào file word để nộp qua cổng mạng.
Lưu ý: Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

  • Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành phải ghi đúng với thông tin đăng ký thuế
  • Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, không bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành.
  • Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính  kèm.
  • Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Vd: ngày gửi thông báo phát hành là ngày 19/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 21/9/2019( không được ghi ngay bắt đầu sử dụng là ngày 20/9/2029 hoặc ngày 18/9/2019)
  • Ghi thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

2.1 Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

  • Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế
  • Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định

2.2 Hóa đơn mẫu

  • Hóa đơn mẫu phải có đầu đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
  • Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế.
Lưu ý: Kể từ thời điểm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được thông báo phát hành, quý khách hàng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.
Quý khách hàng gọi ngay hotline: 0909 54 8888 để được nhân viên tư vấn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất.

II. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hay còn gọi là thủ tục chuyển sang hóa đơn điện tử, quý công ty thực hiện quá trình khai báo để phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử GTGT doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuê quản lý trực tiếp. TTT xin giới thiệu đến quý khách hàng thủ tục thông báo hóa đơn điện tử qua mạng.

Theo khoản 3, điều 1 thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh  thực hiện.

Trường hợp khi nhân được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, thì trong thời gian 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết, thực hiện điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn mới.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC ( ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015).

Nội dung ghi trên thông báo phát hành hóa đơn gồm:

  • Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)).
  • Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),
  • Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

- Hoá đơn mẫu (do nhà cung cấp hóa đơn điện tử và đơn vị thỏa thuận thiết kế): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
- Quyết định sử dụng hóa đơn cơ quan thuế.

2. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện từ và nộp hóa đơn mẫu qua mạng như sau:

Lưu ý chuẩn bị:

  • Chữ ký số (Token)
  • Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)
  • Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN -> đính kèm vào file Word.

Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK:

  • Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> "Hóa đơn" -> "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
  • Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành:
  • Sau khi đã nhập xong bạn chọn: "Kết xuất XML" để có file chuẩn bị nộp qua mạng

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

  • Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn

  • Tiếp đó, Đăng nhập MST của DN.
  • Tiếp đó -> "Tài khoản" -> "Đăng ký thêm tờ khai":
  • Tiếp đó: Tích chọn "Thông báo phát hành hóa đơn" -> Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong -> Tiếp đó các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn:  Vào mục "Nộp tờ khai" -> Tải lên -> Giống như việc các bạn nộp Tờ khai thuế GTGT thôi nhé
Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu qua mạng

  • Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.
  • Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:

Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai các bạn vào mục "Tra cứu"  -> TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn:

  • Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:
  • Tiếp đó các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Ký nộp là xong nhé.

Chú ý:

  • Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, để sử dụng nhé.
  • Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon kiểm tra xem tình trang đã được sử dụng hay chưa.

+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)
+ Nếu chưa có kết quả thì bạn xem lại thông báo từ cơ quan thuế để thực hiện lại điều chỉnh thông báo bị thiếu.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần.

Sau 2-3 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. 
Đơn vị có thể tra cứu và kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp tại địa chỉ : http:tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trên là những thông tin và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất, quý khách hàng có thắc mắc và không nắm rõ thông tin vui lòng liên hệ: 0909 54 8888 để được tư vấn.

1.2 Lập hóa đơn điện tử

- Người bán hàng hóa, dịch vụ thưc hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống người bán, được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hướng dẫn thông tin đăng nhập.
- Đơn vị sử dụng dịch vụ ( tổ tức, doanh nghiệp) thực hiện thiết lập hóa đơn điện tử từ hệ thống lập hóa đơn( được đơn vị cung cấp hóa đơn ) cung cấp, truy cập và thực hiện lập hóa đơn điện tử

1.3 Gửi hóa đơn điện tử:

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu( file) của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:
Người bán hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử( Công ty Tân Thành Thịnh cung cấp hóa đơn điện tử) sau đó ký bằng chữ ký số trên hóa đơn và truyền trực tiếp hóa đơn đến email người mua hàng theo cách truyền trực tiếp giữa hai bên.

2. Cách Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Bước 2: Tại Mục “Thông tin thông báo phát hành” chọn “Tổ chức, cá nhân”
Bước 3: Màn hình tra cứu xuất hiện gồm ba phần. Bạn nhập đầy đủ thông tin chi tiết:
2.1 Tham số tra cứu: Nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *)
Mã số Thuế: Mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hoá đơn cần tra cứu (hoá đơn tự in, đặt in)
Ngày phát hành từ….đến… là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm)
Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà bạn đã nhập
2.2 Kết quả tra cứu:
Sẽ hiển thị các thông tin của các thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán HHDV.
Gồm các thông tin:

  • Mã số Thuế/Tên đơn vị phát hành
  • Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động/tạm ngưng hoạt động của Người Nộp Thuế
  • Địa chỉ trụ sở chính
  • Cơ quan Thuế quản lý: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

2.3 Danh sách thông báo phát hành

  • Ngày phát hành: click vào “Ngày phát hành” cho phép kết nối xem thông tin chi tiết Thông báo phát hành hoá đơn.
  • Cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

Ghi chú: Hiển thị ghi chú khi thông tin thông báo phát hành có điều chỉnh
Bước 4: Chi tiết khi bạn click vào “Ngày phát hành” Gồm Thông tin đơn vị phát hành và Chi tiết kết quả tra cứu.
Lưu ý: Mục “Ghi chú”: Hiển thị ghi chú trong trường hợp doanh nghiệp, cá nhân chuyển địa điểm sang Cơ quan Thuế khác mang theo hoá đơn.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phát hành 1000 hoá đơn từ số 1 đến số 1000 tại TP Hà Nội, đã sử dụng từ số 1 đến số 699. Chuyển địa điểm sang TP Hồ Chí Minh mang theo hoá đơn từ số 700 đến số 1000. Hệ thống sẽ hiển thị 2 thông báo phát hành như sau:
• Với Thông báo phát hành ở TP Hà Nội: Có thêm dòng ghi chú: “Từ số 700 đến số 1000 chuyển đến phát hành tại Cục Thuế TP Hồ Chí Minh”
• Với Thông báo phát hành ở TP Hồ Chí Minh: Không có dòng ghi chú.

III. Mẫu hóa đơn điện tử

Đây là những mẫu hóa đơn điện tử được nhà cung cấp hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh thiết kế theo đúng quy định của Bộ Tài Chính về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ. Mọi thông tin tư vấn về thiết kế mẫu hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ: 0909.415.778





>> Quý khách xem thêm: Nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật.

Đăng ký nhận báo giá


Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ - 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH
340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
028.3985.8888 -  Hotline: 0909.415.778
lienhe@tanthanhthinh.com
TÂN THÀNH THỊNH - Giải pháp Hóa Đơn Điện Tử An Toàn & Bảo Mật


Thông tin khác
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử TTT
Đăng ký chữ ký số
Hiện bản đồ Ẩn bản đồ