Sử khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn thường

Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn thường là gì, doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn nào? Thực tế, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn thường trong việc kinh doanh hiện nay, nhưng không phải ai cũng rõ sự khác biệt của 2 dạng hóa đơn


Với sự ban hành của chính phủ về việc ấp dụng và triển khai hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy theo thời đại công nghệ mới. Tuy nhiên, mỗi loại hóa đơn vẫn có những tính năng riêng biệt, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của các công ty, hộ doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn tại bài viết này nhé.

 So sánh các hình thức hóa đơn

1. Hóa đơn thường là gì?

Đây là hóa đơn giấy hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng do Bộ Tài Chính ban hành và áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam từ trước đến nay. Để có được hóa đơn này, doanh nghiệp cần xin phép in hóa đơn đỏ, tìm nhà in có đủ điều kiện làm hợp đồng và tiến hành đặt in. Hóa đơn này đòi hỏi độ chính xác cao, tốn nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ theo đúng quy định của cơ quan thuế.

a) Hóa đơn tự in

Đây là loại hóa đơn dành cho các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất theo quy định pháp luật, có mã số thuế.
Các doanh nghiệp được thành lập trong khu chế xuất công nghệ cao, được tự in hóa đơn nếu đáp ứng được các điều kiện: Có hệ thống in ấn, lập hóa đơn; có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán; không bị xử phạt vi phạm pháp luật trong vòng 1 năm. Mỗi hóa đơn chỉ được lập 1 lần, số lượng hóa đơn tùy thuộc vào yêu cầu sử dụng.

b) Hóa đơn đặt in

 Đây là loại hóa đơn mà doanh nghiệp đặt từ một đơn vị chuyên in ấn hóa đơn. Loại hóa đơn này có 2 dạng gồm hóa đơn đóng quyển và hệ thống giấy in liên tục.
Dạng hóa đơn đóng quyển thường được cục thuế đặt in để cung cấp cho các tổ chức theo quy định. Hóa đơn cần có tên cục thuế ở góc trái, dành cho các tổ chức kinh doanh có mã số thuế sử dụng trong hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ. Dạng hóa đơn giấy in liên tục là dạng đặt in theo hợp đồng giữa hai bên hoặc Cục Thuế với doanh nghiệp nhận in hóa đơn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Hợp đồng đặt in cần có thông tin đầy đủ về số lượng, ký hiệu, thứ tự hóa đơn kèm hóa đơn mẫu.

c) Ưu và nhược điểm của hóa đơn thường

Hóa đơn này có độ chính xác cao vì tập hợp các giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn thường tiêu tốn chi phí in ấn, lưu trữ không hề ít, đặc biệt là các doanh nghiệp in ấn hóa đơn số lượng lớn.
Chi phí vận chuyển hóa đơn đến người mua cũng là một hạn chế, khi giao tỉnh thành xa tốn kém tài chính công ty. Một số trường hợp còn bị làm giả hóa đơn, mua bán bất hợp pháp. Thời gian phát hành hóa đơn khá lâu, tốn nhiều thời gian để chỉnh sửa thông tin nếu có lỗi.

2. Hóa đơn điện tử

Đây là loại hóa đơn hiện đại, được hầu hết công ty từ nhỏ đến lớn sử dụng. Loại hóa đơn này được khởi tạo, sử dụng và lưu trữ trên cổng thông tin điện tử. Bên mua, bên bán đều truy xuất, khai thác trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất. Hóa đơn điện tử có nhiều loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng, tem, vé, thẻ, phiếu thu.


Chữ ký trên hóa đơn là chữ ký điện tử của người mua và người bán. Điểm đặc biệt là hóa đơn điện tử được dùng song ngữ, có thể dùng ngôn ngữ khác với kích thước chữ nhỏ hơn đặt bên dưới chữ tiếng Việt hoặc trong dấu ngoặc đơn. Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý. Được Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thuế chấp thuận. 

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực bởi cơ Quan thuế. Hóa đơn điện tử xác thực là khi có mã xác thực, số xác thực của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã khi chuyển đến cho người mua. Việc này giảm các thủ tục hành chính, tránh làm giả hóa đơn, có thể tra cứu thông tin một cách dễ dàng. Hóa đơn điện tử yêu cầu có chữ ký điện tử của người bán.
Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử xác thực
Dù xuất hiện chỉ năm gần đây nhưng hóa đơn điện tử đã cho thấy rất nhiều ưu điểm nổi bật. Tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn, tối ưu hóa tài chính công ty.
Doanh nghiệp giảm tải được các thủ tục hành chính bởi việc khởi tạo và phát hành hóa đơn được cơ quan thuế chấp thuận diễn ra ngay trong ngày. Ưu điểm mà hóa đơn thường khó có được là tính bảo mật, rất khó làm giả hóa đơn điện tử xác thực.

Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua email, tin nhắn hoặc USB nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên, những doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ về hóa đơn điện tử có thể gặp khó khăn trong bước đầu làm quen với loại hóa đơn này.
>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH là đơn vị hàng đầu cung cấp các giải pháp liên quan đến hóa đơn điện tử. Chúng tôi giúp công ty khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực theo đúng quy định của cơ quan Thuế. Đội ngũ tư vấn chuyên môn túc trực giải đáp thắc mắc của anh chị một cách nhanh chóng, tận tình.

Mọi thông tin quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH
Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
Tel: 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
Email: lienhe@tanthanhthinh.com - Website: tanthanhthinh.com


Thông tin khác

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hướng dẫn cách tạo hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh
Có thể phát hành song song hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy được không?
Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Xử lý thay đổi địa chỉ tên công ty trên hóa đơn
Hiện bản đồ Ẩn bản đồ