Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng có thể dẫn đến các trường hợp như: Xuất hóa đơn bị sai về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế..Xin được chia sẽ với các bạn đọc những quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.


Việc sử dụng hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa cho đến các tập đoàn lớn. Dưới đây là những nhóm quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử theo thông tư 68 nghi định 119



Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

I. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử

Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau: “Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót:

a) Hóa đơn điện tử sai tên công ty thì phải làm sao?

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót”.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên công ty

b) Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn điện tử có sai sót và đã gửi cho người mua, đã giao hàng/ cung ứng dịch vụ, đã kê khai thuế thì không được hủy hóa đơn mà phải điều chỉnh sai sót nhu sau:
•             Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
•             Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
•             Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
•             Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
•             Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).
Lưu ý: Nếu bên người mua không phải doanh nghiệp thì sẽ không có chữ ký số của bên mua, nên việc yêu cầu phải có đủ chữ ký điện tử hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì thế, cả 2 bên nên sử dụng văn bản thỏa thuận là văn bản giấy và cùng ký chữ ký trực tiếp vào đó.
Khi cần điều chỉnh hóa đơn điện tử, trên hóa đơn đó phải ghi rõ những nội dung điều chỉnh như tên dịch vụ, giá trị hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, lý do điều chỉnh. Sau đó, mỗi bên giữ một bản để phục vụ công tác khai báo thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

c) Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Ngày ghi trên biên bản điều chỉnh và ngày trên hóa đơn phải giống nhau.
Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh. Trong trường hợp hóa đơn bị sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn (vì hóa đơn đã được kế toán kê khai) 
Hóa đơn điện tử được tạo lập, sử dụng và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

II. Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định như sau: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử tải tại đây

 a) Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử

Áp dụng vào thực tế, nếu hóa đơn đã lập có sai sót, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì doanh nghiệp xử lý như sau:
•             Xóa bỏ hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý, xác nhận của cả hai bên
•             Hủy hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn 2 bên đã thỏa thuận
•             Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn cũ, trong hóa đơn mới cần ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng….

b) Cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử như sau

Các bước xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai. Vào phân hệ “Quản lý hóa đơn”, chọn “Xoá hoá đơn” (hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm).

c) Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn

•             Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
•             Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
•             Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng để đính kèm biên bản thỏa thuận.
•             Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xóa:
•             Nhấn vào biểu tượng
•             Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
•             Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
•             Nhấn Gửi thông báo cho KH.
•             Tên người nhận và Email:
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;”
•             Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
•             Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
•             Phân hệ Bán hàngtab Xuất hóa đơn
•             Phân hệ Khotab Chuyển kho
•             Phân hệ Hóa đơn điện tử
•             Chương trình không được phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn trong trường hợp xóa hóa đơn điện tử.

Đăng ký nhận báo giá

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ - 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH
340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
028.3985.8888 -  Hotline: 0909.415.778
lienhe@tanthanhthinh.com
TÂN THÀNH THỊNH - Giải pháp Hóa Đơn Điện Tử An Toàn & Bảo Mật


Thông tin khác
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử
Quy định về mẫu hóa đơn điện tử
Hiện bản đồ Ẩn bản đồ