Quy định về mẫu hóa đơn điện tử

Nội dụng quy định về mẫu hóa đơn điện tử, Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là tập hợp đầy đủ thông tin, dữ liệu về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua được khởi tạo, lập, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử và hóa đơn điện tử có ngày ký không?


Quy định về mẫu hóa đơn điện tử

Quy định về mẫu hóa đơn theo thông tư 68 nghị định 119/TT-BTC, có một số nội dung quan trọng về mẫu hóa đơn như sau:

I. Điều 3. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Nội dung của hóa đơn điện tử:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
a.1) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định, tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ...

a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.

a.3) Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn :

+ “1C21TAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “2C21TBB” - là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1C22LBB” - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ “1K22TYY” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ “1K22DAA” - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
+ “3K22TAB” - là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

a.4) Số hóa đơn

- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong   cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

c.1) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

c.2) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3 điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

d.1) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia...).

Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà. ).

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dùng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...).

Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả -rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.
d.2) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

d.3) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn điện tử. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

đ) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều này.

2. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử

a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dùng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ.

Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR- Năm nghìn euro).

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

II. Bản thể hiện các ký hiệu hóa đơn điện tử hợp lệ

Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ thể hiện nhiều thông tin và các ký hiệu. Ký hiệu của hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự và 8 ký tự. Hóa đơn 6 ký tự đối với hóa đơn điện tử của các tổ chức, cá nhân tự in hoặc đặt in. Ký hiệu 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự(Mẫu số của hóa đơn điện tử)
- 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn
- Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
- Tiếp theo là 01 ký tự thể hiện số liên của hóa đơn
- Tiếp tục là 01 ký tự là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
- Và 03 ký tự là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

2. Hóa đơn điện tử có cần ký đóng dấu đỏ không?

Câu trả lời: Câu hỏi này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể theo quy định. Theo thông tư 119/2014/TT-BTC, điều 5, khoản 2 điểm b có quy định:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể tự tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chữ ký của người mua hàng trong các trường hợp như: thanh toán hóa đơn điện, nước, mua các thiết bị viễn thông, các dịch vụ viễn thông, các dịch vụ ngân hàng.
Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử hoặc đóng dấu vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn đó mới được coi là hóa đơn hoàn chỉnh và mang tính pháp lí, sử dụng được với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đóng dấu nếu như doanh nghiệp đó tự đủ điều kiện để tự in hóa đơn.
Tóm lại: Hóa đơn điện tử không cần thiết phải có đóng dấu đỏ và chữ ký của bên mua và bên bán trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện để in và phát hành hóa đơn không chữ ký, đóng dấu.

Nếu trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn có dấu và chữ ký thì trên hóa đơn điện tử phải có dấu và chữ ký điện tử. Bộ tài chính sẽ xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện áp dụng của doanh nghiệp để miễn tiêu thức chữ ký điện tử hay đóng dấu của bên mua.

3. Hóa đơn điện tử không có ngày ký?

Chúng ta có 2 khái niệm cần phân biệt rõ ở mục này là thời điểm lập hóa đơn và ngày ký. Trong đó, Ngày lập hóa đơn là ngày người bán điền các thông tin về dịch vụ, hàng hóa trên hóa đơn. Ngày ký là ngày bên mua và bên bán ký vào hóa đơn.
Theo quy định thì hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu có ngày lập chứ không yêu cầu ngày ký. Trong một số trường hợp thì ngày lập hóa đơn cũng là ngày ký và ngược lại.

Thông tin này dùng để kế toán gửi yêu cầu ký số cho bên bán và bên mua để đảm bảo ngày ký cũng là ngày lập hóa đơn đúng như quy định. Tuy nhiên, để thuận lợi trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức kinh doanh nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế tại địa phương về vấn đề này.

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ - 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH
340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
028.3985.8888 -  Hotline: 0909.415.778
lienhe@tanthanhthinh.com  www.tanthanhthinh.com
TÂN THÀNH THỊNH - Giải pháp Hóa Đơn Điện Tử An Toàn & Bảo Mật


Thông tin khác

Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử
Hiện bản đồ Ẩn bản đồ