Quy định về hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử theo quy định mới áp dụng cho nhiều doanh nghiệp mới thành lập và đang hoạt động. Những quy định này giúp bạn hiểu rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, quy định về điều chỉnh hóa đơn và những quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
Quy định về xóa bỏ hóa đơn điện tử
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử
Quy định về mẫu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin, dữ liệu về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Chính phủ, Bộ Tài Chính, Tổng cục thuế đã ban hành những thông tư, nghị định cụ thể về hóa đơn điện tử. Công ty tư vấn thành lập doanh nghiệp - Dịch vụ Kế Toán Tân Thành Thịnh, xin được chia sẽ với các bạn những thông tin chi tiết về quy định hóa đơn điện tử mới nhất.
 

Quy định về hòa đơn điện tử

I. Các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản. Đầu tiên là doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Sau đó sẽ tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình sau.
Khi bắt đầu sử dụng các DN-TCKT phải thực hiện theo quy trình sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn tại Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nẵm rõ những thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 về những trường hợp hủy hóa đơn và trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.
- Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn. Ký số, ký điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
- Cấp mã hóa đơn. Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Gửi hóa đơn cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn theo sự thỏa thuận giữa người mua và bán.
Quyết định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các Doanh nghiệp vẫn có thời gian rộng rãi để sử dụng hết hóa đơn giấy đến 01/11/2020. Những công ty được sáng lập từ 01/11/2018 thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy như truyền thống.
Quý khách hàng có thể xem thêm các thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử tại đây.
1. Thông tư 32 hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011 quy định về việc triển khai chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Xem chi tiết thông tư 32
2. Nghị định 119 hóa đơn điện tử
Nghị định 119 quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan thuế các cấp và cơ quan thuế, tổ chức liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem chi tiết
nghị định 119
3.Thông tư 68 hướng dẫn nghị định 119 về hóa đơn điện tử
Thông tư 68 Nghị định 119 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2019/NĐ-CP về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Tóm tắt " Từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68 này ”

Xem chi tiết thông tư 68 nghị định 119 về hóa đơn điện tử

II. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng đúng các quy định theo thông tư 32/2011/TT-BTC, điều 4, khoản 2 bao gồm:

•             Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
•             Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
•             Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
•             Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
•             Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
•             Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
•             Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
•             Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

III. Quy định về xuất hóa đơn kèm bảng kê

Theo thông tư 68 nghị định 119 mới nhất 2019, từ 1/11/2020 các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Có rất nhiều doanh còn băn khoăn về các thủ tục, quy định về hóa đơn điện tử. Như có rất nhiều doanh nghiệp hỏi ” Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?”

Căn cứ vào khoản 1,2 Điều 19 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013 của chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hướng dẫn lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức như sau:

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Dòng nghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ”tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ”tiếp số trước”.
Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.
Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

2. Người bán hàng được sử dụng bảng kê

Bảng kể để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
a) Nội dung ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.
b) Nội dung trên bảng kê
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:
•             Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
•             Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
•             Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
•             Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai.
•             Trách nhiệm của người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
Như vậy, trên là những quy định về hóa đơn giấy và hóa đơn tự đặt in. Còn khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 68 mới nhất về hóa đơn điện tử.
Để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?”
Trường hợp 1: Người bán chỉ xuất hóa đơn kèm bảng kê khi số lượng vượt quá số dòng của một hóa đơn. Quy định này có ý nghĩa khi dùng hóa đơn giấy, số lượng dòng bị giới hạn. Còn khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn, vì vậy không thể áp dụng quy định về xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê.
Căn cứ vào công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.
 
Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, khi bán hàng hóa công ty xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, thì công ty phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy câp, sử dựng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.
Doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử, không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.

Trường hợp công ty chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tượng tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm .

Trường hợp 2: Nếu bên bán xuất hóa đơn sai( ghi xuất hàng theo bảng kê) có thể bị phạt tiền từ 200.000 đến 1.000.0000 đồng do không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Và Nếu bên mua nhận các hóa đơn này cũng có thể bị loại khỏi chi phí do hóa đơn không hợp lệ theo quy định về hóa đơn chứng từ.

IV. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau không?

Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đồng thời sử dụng nhiều hóa đơn khác nhau ngoài hóa đơn điện tử như hóa đơn tự in, đặt in nhưng phải thực hiện thông báo phát hành cho từng loại hóa đơn theo quy định, mỗi lần bán hàng chỉ sử dụng 1 hình thức hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đã có đủ thông tin về giao dịch mua bán, cung ứng và quản lý bằng phương tiện điện tử nên không cần cần phải lập kèm bảng kê.

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử cần phải có ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn, chữ ký điện tử của người mua và người bán. Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính:

Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.
Đăng ký tư vấn

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ - 028.3985.8888 - Hotline: 0909.54.8888
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TÂN THÀNH THỊNH
340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh
028.3985.8888 -  Hotline: 0909.415.778
lienhe@tanthanhthinh.com
TÂN THÀNH THỊNH - Giải pháp Hóa Đơn Điện Tử An Toàn & Bảo Mật

Hiện bản đồ Ẩn bản đồ