Hình thức kế toán là gì? Sổ kế toán và các hình thức ghi kế toán

Mỗi doanh nghiệp đều phải có hệ thống sổ sách kế toán để ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu để thực hiện những báo cáo thông qua các chứng từ theo đúng quy định của pháp luật. Vậy có các loại sổ kế toán nào? Hình thức kế toán doanh nghiệp nên lựa chọn là gì? Cùng Tân Thành Thịnh tìm hiểu chi tiết ở bài viết ngay dưới đây nhé.

1. Khái niệm về hình thức kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định nhằm phản ánh các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quy định, pháp lý nhà nước.


Hình thức kế toán là gì?

1.1 Các hình thức kế toán cơ bản

Có 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay, mỗi hình thức sẽ có những đặc điểm riêng. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.

a) Hình thức Nhật ký – Sổ cái

Hình thức Nhật Ký – Sổ cái phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít, không bị phát sinh thường xuyên và sử dụng ít tài khoản. Hoặc là các đơn vị có mô hình quản lý tập trung một cấp, hoặc  các đơn vị mà lao động kế toán ở trình độ thấp và ít nhân viên kế toán.
Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
  • Phần Nhật ký: gồm các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số hiệu”, cột "Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Diễn giải" nội dung nghiệp vụ và cột "Số tiền phát sinh".
  • Phần Sổ cái: được phản ánh cho cả hai bên Nợ và Có của từng tài khoản kế toán. Toàn bộ tài khoản mà đơn vị sử dụng sẽ được phản ánh ở cả phần sổ này. Phần này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán)

b) Hình thức Nhật ký chung

Hình thức Nhật Ký Chung áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.

Tất cả các nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy. Dựa vào những dữ liệu đã ghi trên sổ Nhật Ký Chung kế toán vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian. Các thông tin sẽ được phân loại theo từng nghiệp vụ.

c) Hình thức Chứng từ ghi sổ

Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản.

Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng cho mọi doanh nghiệp, việc ghi sổ này phải tuân thủ nội dung các quy định dựa trên Sổ cái và trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Việc ghi sổ chứng từ gồm:
  • Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
  • Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

d) Hình thức Nhật ký – chứng từ

Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. ... Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ.
Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
  • Nhật ký chứng từ.
  • Bảng kê.
  • Sổ Cái.
  • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Việc ghi sổ chứng từ gồm 2 bước sau:
  • Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
  • Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

e) Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán trên máy vi tính là hình thức sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính để thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. ... Tuy quy trình ghi sổ được thực hiện trên máy tính nhưng các sổ kế toán và báo cáo tài chính vẫn phải được in đầy đủ theo quy định.

Với công nghệ thông tin ngày một phát triển thì hình thức kế toán trên máy tính được ưu tiên sử dụng phổ biến. Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính sẽ giúp quá trình xử lý và theo dõi dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức rất nhiều lần.

Việc truy xuất dữ liệu cũng thuận tiện và dễ dàng hơn. Tuy nhiên doanh nghiệp phải đầu tư trang thiết bị để hỗ trợ công việc kế toán cũng như đội ngũ nhân viên phải thành thạo các phần mềm kế toán chuyên dụng để đảm bảo hỗ trợ công việc tốt nhất.

 
GỌI NGAY TÂN THÀNH THỊNH: 0909.54.8888 - 028.3985.8888
TÂN THÀNH THỊNH LUÔN ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ KHÁCH HÀNG

1.2 Các tiêu chí lựa chọn hình thức kế toán

Với 5 hình thức kế toán trên, khi doanh nghiệp lựa chọn loại hình thức kế toán nào thì phải tuân theo các nguyên tác cơ bản của hình thức kế toán đó, không áp tùy tiện giữa hình thức nọ với hình thức kia theo kiểu riêng của mình.

Để lựa chọn được một hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của mình, doanh nghiệp cần dựa vào các tiêu chí sau đây:
  • Lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị quản lý hay đơn vị trực thuộc...
  • Đặc điểm của quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Quy mô hoạt động của đơn vị/ bộ phận
  • Trình độ trang thiết bị, áp dụng những phương tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến, ví dụ như phần mềm kế toán.
  • Khả năng kiểm soát đối với thông tin kế toán cung cấp: Trình độ của nhà quản lý cũng như mức độ yêu cầu đối với kế toán của nhà quản lý.
  • Điều kiện và phương tiện vật chất hỗ trợ cho công tác kế toán.

2. Sổ kế toán và các hình thức ghi sổ kế toán

Mỗi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có các sổ kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước. Vậy sổ kế toán là gì?
 

2.1 Sổ kế toán là gì?

Thực tế, Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Các tổ chức doanh nghiệp, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải có các nội dung theo quy định của pháp luật.

2.2 Các loại sổ kế toán

Sau đây là các loại sổ kế toán sử dụng trong mọi doanh nghiệp hiện nay:

a) Sổ nhật ký chung

Là loại sổ tổng, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ của doanh nghiệp bạn.

Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký phải cung cấp đầy đủ các nội dung theo quy định như sau:
  • Ngày, tháng ghi sổ.
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
  • Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

b) Sổ cái tài khoản

Là loại sổ tổng hợp ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tết phát sinh trong từng chi kỳ kế toán. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ Cái phải phải cung cấp đầy đủ các nội dung theo quy định như sau:
  • Ngày, tháng ghi sổ.
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
  • Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
  • Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

c) Sổ chi tiết tài khoản

Sổ chi tiết tài khoản thực hiện công việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.

d) Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ chi tiết hàng hóa, sản phẩm thực hiện các công việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất kho của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, tức. Sổ có vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình biến động trong kho của các đối tượng chi tiết của các tài khoản để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

e) Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt, để phản ánh tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại mỗi doanh nghiệp.
Cấu trúc của sổ tiền mặt gồm các nội dung quan trọng dưới đây:
  • STT: Số thứ tự dòng
  • Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ
  • CT Thu: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu thu
  • CT Chi: Số hiệu chứng từ nếu là Phiếu chi
  • Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn GTGT
  • Số HĐ: Số hóa đơn GTGT
  • Diễn giải: Tóm tắt ND của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • TK đối ứng: Sô hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản tiền mặt
  • Nợ (Thu vào): Số tiền thu vào
  • Có (Chi ra): Số tiền chi ra
  • Số tồn: Số tiền còn lại ứng với mỗi nghiệp vụ thu, chi
  • Số tiền tồn của kỳ trước
  • Tổng số tiền thu vào trong kỳ
  • Tổng số tiền chi ra trong kỳ
  • Số tiền còn lại cuối kỳ

f) Sổ tiền gửi ngân hàng

Sổ tiền gửi ngân hàng là mẫu sổ được kế toán sử dụng để theo dõi tiền (đơn vị tính: VNĐ) của doanh nghiệp tại các ngân hàng. Mỗi ngân hàng có mở tài khoản tiền gửi sẽ có Sổ tiền gửi ngân hàng riêng. Căn cứ để ghi Sổ tiền gửi ngân hàng là Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Sổ phụ của ngân hàng.

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán

Quy trình ghi sổ kế toán gồm 4 bước sau:
  • Bước 1: Mở sổ kế toán. Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản.
  • Bước 2: Ghi sổ kế toán. Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các chứng từ gốc.
  • Bước 3: Khóa sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán là tìm ra số dư cuối kỳ.
  • Bước 4: Sửa sổ kế toán. Nếu trong quá trình ghi sổ bị sai xót có thể thực hiện sửa sổ kế toán, mọi chứng từ sửa phải được đảm bảo tính pháp lý và đúng theo quy định pháp luật. Cập nhật trước kỳ khóa sổ kế toán.

2.4 Các lưu ý khi ghi sổ kế toán

Để đảm bảo mang lại hiệu quả và tính chính xác cao trong các công việc về hồ sơ kế toán, chứng từ thì trong quá trình ghi sổ kế toán phải lưu ý những điều sau đây:
  • Để thực hiện ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán.
  • Mọi chứng từ phải được kiểm tra đảm bảo các quy định theo đúng pháp lý của chứng từ.
  • Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp để chứng minh và giải trình khi cần.
  • Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.
  • Trường hợp nếu doanh nghiệp thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính thì phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp một các tối ưu. Và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
  • Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán.
Trên đây là bài viết về sổ kế toán và các hình thức kế toán, hi vọng với những chia sẻ trên sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.

Nếu vẫn còn bất cứ thắc mắc nào về vấn đề trên hoặc doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói thì vui lòng liên hệ qua hotline 0909 54 8888 để được tư vấn cụ thể và trực tiếp nhé.

Với nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kế toán, thuế và thành lập doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề khác nhau, Tân Thành Thịnh luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

 
>>  Các bạn xem thêm dịch vụ làm sổ sách kế toán

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh
  • Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
  • SĐT: 028 3985 8888 Hotline: 0909 54 8888
  • Email: lienhe@tanthanhthinh.com
Đăng ký nhận báo giá

Thông tin khác

Chế độ kế toán
Hộ kinh doanh cá thể có phải kê khai thuế
Thuế CIT và PIT là gì?
Báo cáo tài chính
Nghiệp vụ kế toán
Biên bản bàn giao kế toán
Hiện bản đồ Ẩn bản đồ