Tại rất nhiều nước trên thế giới, thư ký đã trở thành một nghề có lịch sử cả trăm năm, vai trò của người thư ký trong các tổ chức rất được xem trọng và có nhiều cơ hội để thăng tiến. Thuật ngữ “Secretary” trong tiếng Anh không chỉ dùng để chỉ những người phụ tá cho các cấp lãnh đạo mà còn bao gồm cả vị trí Trưởng phòng Hành chính, các Chánh Phó văn phòng. Thuật ngữ “Company secretary” là dành cho vị Uỷ viên Ban Điều hành, người này có nhiệm vụ quan trọng là chịu trách nhiệm về bộ sổ sách và việc quản lý sổ sách cổ phần chứng khoán của công ty.

Năng lực chung - Sự cần mẫn: người thư ký có thái độ tốt đối với việc thực, công việc hàng ngày của mình - Chất lượng công tác: mức độ hoàn thành công tác một cách chu đáo và chính xác - Khối lượng công tác: đặc điểm và số lượng công việc được hoàn thành - Sự nhạy bén: thể hiện qua năng lực tiếp thu cái mới, năng lực xác định phương hướng trong những tình huống “bất đắc dĩ “ - Năng lực phân tích: sự đánh giá vấn đề tiếp thu để tìm ra giải pháp đúng đắn - Vạch kế hoạch và tổ chức: có kỹ năng vặch kế hoạch và tổ chức công việc của mình với thời gian hiệu quả tối ưu - Sáng tạo và tháo vát: những ý kiến đề xuất, những giải pháp và phương pháp độc đáo - Sự hiểu biết: có trình độ hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ - Độ tin cậy: mức độ người lãnh đạo tin tưởng nơi người thư ký được giao phó nhiệm vụ - Từ những yếu tố trên người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải tự rèn luyện cho mình có một năng lực để hoàn thành tốt công việc của mình.

Sử dụng máy vi tính Xã hội ngày càng phát triển. Tất cả các công ty đều có trang bị máy vi tính để phục vụ cho hoạt động của của Công ty, như: soạn thảo văn bản, quản lý và điều hành công việc, truy tìm thông tin qua mạng Internet, gởi và nhận thư bằng email. Người thư ký trong văn phòng hiện đại phải sử dụng vi tính một cách thành thạo và không ngừng học hỏi nhằm khai thác triệt để các công dụng của máy vi tính, biến nó thành công cụ trợ giúp đắc lực cho công việc hàng ngày của mình.

Hàng ngày trong công ty người thư ký sẽ nhận rất nhiều cuộc điện thoại. Đây là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Vì vậy thái độ và giọng nói của người thư ký rất quan trọng, phải luôn hoà nhã lịch thiệp.

Đây là nhiệm vụ đầu tiên của người thư ký ở mỗi buổi sáng và nó đòi hỏi người thư ký phải chú ý. Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. Đọc nhanh để hiểu được nội dung của những văn bản được nhận, rồi phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất trong chốc lát để văn bản có thể chuyển tới người nhận và được giải quyết kịp thời và sẽ được lập lại vài lần trong ngày.

Người thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc riêng lẽ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v…. mà người thư ký ngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng. Họ là người trợ giúp đắc lực cho Giám đốc, để giải phóng Giám Đốc ra khỏi những công việc có tính chất sự vụ, giúp Giám đốc có thời gian tập trung đầy đủ vào những công việc quan trọng về kinh doanh và sản xuất.

Thư ký là trợ lý của một cấp quản trị nào đó, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng tạo và đưa ra những quyết định trong phạm vi cho phép.